筑業軟件丨電子文件與電子檔案規范管理模式的實踐
案例詳情
在數字化時代，長沙市城市建設檔案館肩負著重要的使命，負責收集、整理和保管城市建成區內具有永久和長期保存價值的城建檔案，并參與建設項目竣工檔案業務驗收工作；組織開展城建檔案信息化建設，負責管理建設工程電子檔案；承擔館藏檔案資源開發利用服務。為深入貫徹落實《檔案法》的要求，確保電子檔案的來源可靠、程序規范、要素合規，該館積極應用先進的信息技術手段和管理理念，采取了一系列創新的管理方法與技術措施，推動電子文件與電子檔案規范管理模式的落地實現。
1、堅守“來源可靠”的底線
參為確保電子檔案的來源真實可靠，建項目五方責任主體單位現場依照《湖南省房屋建筑工程竣工驗收技術資料統一用表》全省統一標準規范，采用專業檔案資料編制軟件完成資料編制工作，通過專用歸檔和移交接收接口，不僅維護了電子檔案的“憑證屬性”，還通過系統的“四性”檢測，為電子檔案的真實性和可靠性提供了有力保障，充分保障電子檔案“來源可靠”。
2、打造“程序規范”的標桿
通過精心設計流程圖、制定操作標準、明確管理要求和技術規范，以及實施管理信息包與操作日志的可溯源驗證，確保了電子文件與電子檔案全生命周期管理的“程序規范”。
3、夯實“要素合規”的基礎
合規是電子檔案管理的基本要求。該館通過明確數據要素、確保要素完整性，以及規范電子文件的內容、結構、背景信息和管理過程信息等要素符合規范要求，確保電子檔案的合規性。此外，通過將電子文件的內容和結構固化為PDF格式，為電子檔案的長期保存和可用性提供了堅實保障。
4、項目試點工作
依照文件要求項目電子檔案與傳統紙質檔案具有同等的法律效力，可以以電子形式作為憑證。各級住建部門應將城建檔案（含電子檔案）歸集情況統籌納入項目評先評優條件。
在項目試點工作方面，長沙市城市建設檔案館積極響應號召，與筑業公司緊密合作，共同推進試點項目的落地實施。經過不懈的努力，2024年1月5日，五個試點項目在湖南省住房和城鄉建設廳組織的建設工程電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目評審驗收工作中順利通過，得到了專家組的高度認可。這一成果不僅驗證了該館在電子文件與電子檔案規范管理方面的創新實踐，也為其他城市建設檔案館提供了寶貴的經驗和借鑒。
